VŠEOBECNÉ OBCHODNÉ PODMIENKY OOU

na vypracovanie bezpečnostného projektu a poskytnutie ďalších služieb v oblasti ochrany osobných údajov 2/2017

 

 

Článok I
Úvodné ustanovenia

 

MG Business Services s.r.o., so sídlom Jilemnického 25, 911 01 Trenčín, IČO: 48 216 071, zapísaná v OR SR Trenčín, odd.: Sro, vl. č.: 31896/R (ďalej aj ako „MG Business Services“ alebo „zhotoviteľ“) vydáva všeobecné podmienky na vypracovanie bezpečnostného projektu (ďalej aj ako „dielo“) a poskytnutie ďalších služieb v oblasti ochrany osobných údajov (ďalej aj ako „OOÚ“) (ďalej aj ako „VOP“).

 

Podpisom objednávky zhotoviteľom vzniká zmluvný vzťah medzi zhotoviteľom a objednávateľom v zmysle zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, predmetom ktorého je vypracovanie bezpečnostného projektu zhotoviteľom pre objednávateľa, prípadne poskytnutie inej doplnkovej služby v oblasti ochrany osobných údajov. VOP predstavujú neoddeliteľnú súčasť uzavretej zmluvy a sú pre obe strany záväzné.

 

Tieto podmienky upravujú ich rozsah, spôsob a podmienky vypracovania diela, práva a povinnosti plynúce zo zmluvného vzťahu pre zhotoviteľa a objednávateľa, ako objednávateľa bezpečnostného projektu.

 

Článok II
Predmet záväzku

  

Zhotoviteľ vypracuje dielo a poskytne  služby v oblasti ochrany osobných údajov v súlade so zákonom č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „Zákon o ochrane osobných údajov“) a za podmienok uvedených vo VOP. Zhotoviteľ sa zaväzuje pre objednávateľa zabezpečiť bezpečnostné opatrenia na ochranu osobných údajov prevádzkovateľa, ktorý spracúva osobné údaje. Zhotoviteľ sa zaväzuje zabezpečiť bezpečnostné opatrenia na ochranu osobných údajov prevádzkovateľa, ktorý spracúva osobné údaje, a to vypracovaním bezpečnostného projektu alebo bezpečnostných smerníc.

 

Bezpečnostný projekt je súbor dokumentov, ktoré obsahujú:

  • názov informačného systému, na ktorý sa vzťahuje
  • bezpečnostný zámer
  • formuláciu základných bezpečnostných cieľov a minimálne požadovaných bezpečnostných opatrení
  • špecifikáciu technických, organizačných a personálnych opatrení
  • vymedzenie okolia informačného systému a jeho vzťah k možnému narušeniu bezpečnosti IS
  • vymedzenie hraníc určujúcich množinu zostatkových rizík
  • analýzu bezpečnosti informačného systému
  • identifikáciu rizík, identifikáciu aktív a ich vlastníkov, identifikáciu hrozieb aktív, identifikáciu zraniteľností zneužiteľných hrozieb
  • analýzu a ohodnotenie rizík založených na určení dopadov
  • určenie reálnej pravdepodobnosti výskytu zlyhania bezpečnosti a odhad úrovne rizík
  • identifikáciu a ohodnotenie možností minimalizácie rizík
  • bezpečnostnú smernicu
  • popis bezpečnostných opatrení a spôsob ich uplatňovania v konkrétnych podmienkach
  • rozsah oprávnení, popis povolených činností a spôsob identifikácie a autentizácie jednotlivých oprávnených osôb
  • rozsah zodpovednosti oprávnených osôb a zodpovednej osoby
  • spôsob, formu a periodicitu výkonu kontrolných činností zameraných na dodržiavanie bezpečnostných opatrení
  • postupy pri haváriách, poruchách a iných mimoriadnych situáciách

 

  1. SLUŽBY POSKYTOVANÉ V OBLASTI OOÚ nad rámec objednávky na vypracovanie bezpečnostného projektu, na základe osobitných písomných objednávok
    1. Poradenská a konzultačná činnosť v oblasti ochrany osobných údajov
    2. Konzultačná činnosť v oblasti ochrany osobných údajov
    3. Školenia zamestnancov (oprávnených osôb) – všeobecne

 

Článok III
Podmienky poskytovania služby

Zhotoviteľ sa zaväzuje po uzavretí zmluvného vzťahu (ďalej len ako „objednávka“) vypracovať bezpečnostný projekt v zmysle Zákona o ochrane osobných údajov (ďalej aj ako „BP“ alebo „dielo“).

 

Dohodnutú činnosť bude vykonávať prostredníctvom špecialistov na ochranu osobných údajov s dlhodobou praxou v danej oblasti, ktorí budú zabezpečovať dohodnuté činnosti v objektoch objednávateľa (uvedené v Dotazníku) na profesionálnej úrovni a tým chrániť záujmy objednávateľa na úseku OOÚ.

 

Zhotoviteľ vystaví daňový doklad (ďalej aj ako „faktúra“)  bezodkladne po podpísaní objednávky za dielo alebo službu . Následne, po úhrade celej čiastky vykoná v objektoch objednávateľa vstupný audit, na základe ktorého vypracuje Bezpečnostný projekt.

 

Zhotoviteľ sa zaväzuje kontaktovať objednávateľa za účelom dohodnutia termínu realizácie auditu do jedného mesiaca odo dňa úhrady faktúry.

 

Zhotoviteľ nie je povinný vykonať vstupný audit, pokiaľ predmetnú sumu na základe vystavenej faktúry objednávateľ neuhradí.

 

Zhotoviteľ je povinný vypracovať BP do 6 týždňov odo dňa úhrady faktúry. Táto lehota sa predlžuje o čas omeškania objednávateľa s plnením povinností uvedených v zmluve, alebo VOP.

 

Zhotoviteľ sa zaväzuje na základe jednotlivých písomných objednávok objednávateľa potvrdených zhotoviteľom podľa Článku XI.. Komunikácia, poskytovať objednávateľovi od začiatku trvania zmluvného vzťahu ďalšie služby podľa aktuálneho Cenníka, platného v čase objednávky.

 

Dokumenty (najmä BP), ktoré sú predmetom zmluvného vzťahu slúžia objednávateľovi výhradne pre jeho interné potreby a týmto sa zaväzuje, že nebude predmetné dokumenty ani ich obsah ďalej šíriť pre potreby tretích strán.

 

Predmetné dokumenty (najmä BP) sú vlastníctvom objednávateľa. Vypracované dielo je predmetom ochrany podľa zákona č. 185/2015 autorský zákon v znení neskorších predpisov.  Zhotoviteľ udeľuje licenciu, resp. sublicenciu v zmysle zákona č.  objednávateľovi v rozsahu nevyhnutnom na plnenie zákonných povinností vyplývajúcich zo zákona o ochrane osobných údajov č. 122/2013 Z. z..  Licencia, resp. sublicencia je časovo neobmedzená a udeľuje sa bez možnosti udelenia ďalšej sublicencie.

Objednávateľ sa zaväzuje, že bezpečnostný projekt, jeho prípadné dodatky a smernice nepoužije v rozpore s udelenou licenciou, resp. sublicenciou a to najmä, že nebude:

a)dielo alebo jeho rozmnoženiny ďalej rozširovať

  1. b) vyhotovovať rozmnoženiny diela alebo jeho časti s výnimkou rozmnoženín na úradné účely alebo pre archiváciu objednávateľa
  2. c) spracovávať, prekladať, meniť dielo (alebo jeho časť) alebo iným spôsobom zasahovať (s výnimkou zmeny diela v prípade zmeny právnych predpisov vzťahujúcich sa na dielo)

 

Článok IV
Uzatvorenie zmluvy

  

Zmluva sa uzatvára na dobu neurčitú. Zmluva zaniká dodaním bezpečnostného projektu, resp. dodaním objednanej služby.  Účinnosť nadobúda dňom potvrdenia objednávky zhotoviteľom.

 

Článok V
Práva a povinnosti objednávateľa

 

Objednávateľ berie na vedomie, že plnenie služieb a činností uvádzaných v zmluvných dokumentoch zhotoviteľom, je závislé na riadnom a včasnom poskytnutí súčinnosti objednávateľom. Objednávateľ je povinný na požiadanie poskytnúť všetky potrebné podklady a informácie zhotoviteľovi, ktoré sú nevyhnutné pre jeho činnosti a na základe ktorých bude zhotoviteľ plniť svoje záväzky vyplývajúce zo zmluvného vzťahu.

 

Objednávateľ sa zaväzuje bez odkladu prevziať dokumenty týkajúce sa predmetu zmluvy.

 

Objednávateľ je ďalej povinný včas sprístupniť zhotoviteľovi akúkoľvek dokumentáciu OOÚ alebo bezpečnostný projekt spracovaný pre objednávateľa pred uzatvorením zmluvy treťou stranou.

 

Objednávateľ zabezpečí kompletnú informovanosť svojich zamestnancov o účele a cieľoch pracovného tímu OOÚ zhotoviteľa pri výkonoch činnosti uvedených v zmluve.

 

Objednávateľ sa zaväzuje oboznámiť zhotoviteľa so svojimi priestormi a činnosťou, je povinný zabezpečiť členom tímu OOÚ prístup na všetky pracoviská objednávateľa alebo jeho zmluvných partnerov, na ktorých zamestnanci objednávateľa vykonávajú pracovné činnosti, za účelom plnenia povinností vyplývajúcich zo zmluvy a VOP. Objednávateľ je povinný vopred informovať zamestnancov zhotoviteľa o podmienkach vstupu na tieto pracoviská.

 

Objednávateľ sa zaväzuje umožniť povereným osobám zhotoviteľa zhotovovať foto – dokumentáciu a video dokumentáciu, ak je potrebná pre výkon činností podľa zmluvy, a to vždy len za prítomnosti osoby určenej objednávateľom a za podmienky rešpektovania opatrení stanovených internými bezpečnostnými predpismi objednávateľa.

 

Objednávateľ je povinný zabezpečiť, aby dokumentácia spracovaná zhotoviteľom nebola zo strany objednávateľa, jeho zamestnancov a tretích osôb, ktoré sú s objednávateľom v zmluvnom vzťahu, upravovaná, opravovaná, menená, či akokoľvek inak modifikovaná. Objednávateľ môže kopírovať dokumentáciu vypracovanú zhotoviteľom len ako celok a iba pre potreby interného použitia na pracoviskách objednávateľa alebo v prípade vyžiadania spracovanej dokumentácie príslušným orgánom štátneho dozoru.

 

Objednávateľ v plnom rozsahu zodpovedá pri poskytovaní odborných výkonov OOÚ za ochranu a bezpečnosť zamestnancov zhotoviteľa na svojich pracoviskách.

 

Objednávateľ je povinný bez zbytočného odkladu písomne informovať zhotoviteľa o všetkých podstatných zmenách z hľadiska zabezpečenia predmetu plnenia.

 

Na základe skutočností uvedených v predchádzajúcej vete, zmluvné strany dohodnú podrobnosti o plnení záväzkov zhotoviteľa vyplývajúce zo zmluvného vzťahu dodatkom k zmluve.

 

Objednávateľ sa zaväzuje, že počas trvania zmluvného vzťahu nebude realizovať výkon činnosti uvedených v zmluve prostredníctvom tretích strán.

 

Objednávateľ má právo žiadať od zhotoviteľa náhradu za škodu, ktorá mu vznikne, ak zhotoviteľ nevykonáva svoju činnosť riadne a v súlade s touto zmluvou a s príslušnými všeobecne záväznými právnymi predpismi a ani po písomnom upozornení objednávateľa nevykoná nápravu v primeranej lehote poskytnutej objednávateľom.

 

Článok VI
Práva a povinnosti zhotoviteľa

 

Zhotoviteľ týmto prehlasuje, že predmet zmluvy neporušuje práva tretích osôb a zaplatením ceny plnenia je objednávateľ vlastníkom predmetu zmluvy

 

Zhotoviteľ je povinný pri vstupe na pracoviská dodržiavať pokyny objednávateľa, s ktorými bol preukázateľne oboznámený a realizovať činnosti vyplývajúce zo zmluvy a VOP v prevádzkach  len v sprievode objednávateľom určenej osoby.

 

Zhotoviteľ je povinný dodržiavať všetky ustanovenia zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov.

 

Zhotoviteľ je povinný uhradiť objednávateľovi náhradu za škodu, ktorá mu vznikne, ak zhotoviteľ nevykonáva svoju činnosť v súlade so zmluvou alebo VOP a s príslušnými všeobecne záväznými právnymi predpismi a ani po písomnom upozornení objednávateľa nevykoná nápravu v primeranej lehote poskytnutej objednávateľom.

 

Zhotoviteľ nezodpovedá za škodu, ktorá objednávateľovi vznikne nedodržaním doporučení Zhotoviteľa poskytnutých podľa zmluvy alebo VOP, alebo porušením všeobecne záväzných predpisov. Zhotoviteľ ďalej nezodpovedá za škodu, ktorá objednávateľovi vznikne z dôvodu, že objednávateľ nezabezpečí účasť zamestnancov na činnostiach zabezpečovaných zhotoviteľom podľa VOP alebo podľa zmluvy.

 

V prípade objednávky školení, objednávateľ sa zaväzuje zabezpečiť účasť všetkých zamestnancov na školeniach a zabezpečí organizačne priestory, ak sa s zhotoviteľom nedohodnú inak.

 

Článok VII
Doba trvania zmluvy

  

Zmluvný vzťah zaniká:

  • Odovzdaním bezpečnostného projektu osobne, poštou alebo iným preukázateľným spôsobom
  • písomnou dohodou oboch strán ku dňu uvedenému v dohode,
  • písomným odstúpením v prípade podstatného porušenia tejto zmluvy druhou zmluvnou stranou, pričom účinky odstúpenia nastávajú dňom doručenia oznámenia o odstúpení druhej zmluvnej strane.

 

Podstatným porušením tejto zmluvy objednávateľom je najmä:

  • neposkytnutie dostatočnej súčinnosti zhotoviteľovi pri plnení jeho úloh, a to ani po predchádzajúcom písomnom upozornení zo strany zhotoviteľa
  • omeškanie s úhradou faktúry za predmetné služby po dobu viac ako 30 dní.

 

Podstatným porušením zmluvy zhotoviteľom je opakované neplnenie jeho záväzkov a úloh podľa zmluvy a VOP, a to napriek predchádzajúcemu písomnému upozorneniu zo strany objednávateľa.

  

Článok VIII
Cena za poskytovanie služby

 

Objednávateľ je povinný zaplatiť za objednané služby odmenu vo výške určenej zhotoviteľom v rámci jeho aktuálneho Cenníka na základe samostatnej faktúry vystavenej zhotoviteľom za každú jednotlivú službu.

 

Zhotoviteľ je platca DPH.

 

Poskytnutie služieb, o ktoré písomne objednávateľ požiada, musí zhotoviteľ písomne potvrdiť. Odoslaním vyplnenej objednávky, ktorá obsahuje všetky náležitosti uvedené v čl. XI Komunikácia, sa stáva pre objednávateľa záväznou. V prípade objednania služieb za ceny uvedené v neaktuálnom cenníku je zhotoviteľ povinný bez zbytočného odkladu informovať objednávateľa o zmene ceny za objednané služby v zmysle aktuálneho Cenníka. V prípade doručenia písomného prejavu nezáujmu objednávateľa o poskytnutie objednanej služby za zmenenú cenu do 2 dní odo dňa oznámenia zmeny ceny, sa stane jeho objednávka nezáväznou.

 

Dohodnutá cena za vypracovanie BP je zostavená na základe informácií uvedených v Dotazníku, ktorý tvorí neoddeliteľnú súčasť zmluvy. Dotazník je podpísaný Objednávateľom a priložený k zmluve. Objednávateľ svojim podpisom potvrdzuje pravosť informácií v ňom uvedených.

 

Ak v priebehu trvania  zmluvného vzťahu zhotoviteľ zistí nesúlad skutočností uvedených v Dotazníku so skutočnosťou a tieto skutočnosti bránia zhotoviteľovi v riadnom a včasnom plnení predmetu zmluvy môže zhotoviteľ od zmluvy okamžite odstúpiť. V prípade okamžitého odstúpenia zhotoviteľom má zhotoviteľ nárok na úhradu preukázateľných nákladov spojených s poskytovaním služieb do momentu odstúpenia.

 

V prípade, ak zistený nesúlad nebráni zhotoviteľovi v riadnom a včasnom plnení predmetu zmluvy, môže zhotoviteľ od objednávateľa v primeranej lehote požadovať doplatenie rozdielu odmeny, ktorú by požadoval, ak by boli v Dotazníku uvedené pravdivé údaje od už uhradenej odmeny a to v primeranej lehote. Ak objednávateľ v primeranej lehote doplatok neuhradí, má zhotoviteľ tie isté práva, ako by zistil skutočnosti, ktoré mu bránia v riadnom a včasnom plnení predmetu zmluvy.

  

Článok IX
Platobné podmienky

 

Zmluvné strany sa dohodli, že objednávateľ je povinný platiť zhotoviteľovi dohodnutú odmenu za vypracovanie bezpečnostného projektu, na základe daňového dokladu (ďalej aj ako „faktúra“) vystaveného zhotoviteľom. Faktúra sa vystavuje vždy bezodkladne po podpise zmluvy, pred začatím plnenia a so splatnosťou 10 kalendárnych dní od jej vystavenia.

 

Ak objednávateľ neuhradí zhotoviteľovi odmenu na základe vystavenej faktúry riadne a včas, má  zhotoviteľ nárok od objednávateľa na úhradu úroku z omeškania vo výške 0,05 %  z dlžnej sumy za každý deň z omeškania.

 

Článok X
Osobné údaje

  

Zmluvné strany sú povinné počas doby trvania tejto zmluvy a po jej skončení:

  • zachovávať mlčanlivosť o dôverných informáciách,
  • bez písomného súhlasu dotknutej zmluvnej strany neposkytovať tieto informácie tretej osobe, nezverejňovať ich a nevyužiť ich pre svoj prospech či prospech iného,
  • použiť dôverné informácie len v priamej súvislosti s plnením predmetu tejto zmluvy

 

Zmluvné strany zabezpečia, aby k dokumentácii súvisiacej s plnením predmetu tejto zmluvy nemali prístup tretie osoby, zabezpečia ochranu osobných údajov zamestnancov.

  

Článok XI
Komunikácia

  

Akákoľvek komunikácia na základe alebo v súvislosti so zmluvou musí mať písomnú formu a musí byť doručená druhej zmluvnej strane. Obvyklým spôsobom pre vzájomné doručovanie písomnej komunikácie na základe alebo v súvislosti so zmluvou je doručovanie prostredníctvom elektronickej pošty (e-mailu), faxu alebo listovej zásielky. Písomná komunikácia týkajúca sa zmeny alebo skončenia zmluvy však musí byť vždy doručovaná osobne alebo poštou ako doporučená zásielka.

 

Písomná komunikácia sa považuje za doručenú ak:

  1. zásielka bola doručená na adresu prijímajúcej zmluvnej strany uvedenú v rámci identifikácie zmluvných strán (a ak bola zmenená, na adresu uvedenú v oznámení o zmene tejto adresy), a to dňom takéhoto doručenia,
  2. sa odosielajúcej zmluvnej strane zásielka vrátila ako nedoručená, a to aj napriek tomu, že bola doručovaná na poslednú známu adresu prijímajúcej zmluvnej strany, a to dňom doručenia oznámenia o nedoručení zásielky odosielajúcej zmluvnej strane,
  3. zásielka bola doručená osobne, a to dňom jej prevzatia prijímajúcou zmluvnou stranou; zmluvné strany sú povinné písomne si potvrdiť odovzdanie/prevzatie zásielky pri jej osobnom doručovaní. Odmietnutie prevzatia zásielky alebo odmietnutie poskytnutia písomného potvrdenia o prevzatí zásielky prijímajúcou zmluvnou stranou má účinky riadneho doručenia, a to dňom takéhoto odmietnutia.

 

V prípade doručovania prostredníctvom elektronickej pošty (e-mailu) sa za deň doručenia považuje deň, kedy odosielajúca zmluvná strana odoslala e-mail na e-mailovú adresu prijímajúcej zmluvnej strany uvedenú v rámci identifikácie zmluvných strán (a ak taká nie je, na e-mailovú adresu oznámenú odosielajúcej zmluvnej strane v priebehu trvania tejto zmluvy). V prípade, ak odosielajúca zmluvná strana odoslala e-mail počas dní pracovného voľna, za deň doručenia sa považuje nasledujúci pracovný deň odo dňa odoslania e-mailu.

Článok XII
Reklamačný poriadok

  

Objednávateľ môže reklamovať poskytovanú službu výlučne písomnou formou v zmysle článku XI Komunikácia VOP. V reklamácií je povinný uviesť svoje identifikačné údaje zo zmluvy, a to najmä  obchodné meno, adresu sídla alebo miesta podnikania, IČO, číslo zmluvy ktorej sa reklamácia týka, a jasným a zrozumiteľným spôsobom popísať predmet reklamácie.

 

Výsledok prešetrenia oznámi zhotoviteľ rovnako písomne, a to v lehote najviac 30 dní odo dňa prijatia reklamácie.

 

Článok XIII
Záverečné ustanovenia

  

MG Business Services je oprávnený meniť a dopĺňať tieto VOP.

 

Vydané v Trenčíne, 01.02.2018